Getrennte Instanzen
Eigener Systemdienst, eigener Port, eigene Datenbank und eigenes Verzeichnis je Kunde. Ein Update bei einem Kunden berührt keinen anderen.
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Der komplette Funktionsumfang
Von der ersten Kundenanfrage bis zur letzten Mahnung – und alles dazwischen. Jedes Modul ist einzeln nutzbar und greift dort ineinander, wo es Arbeit spart.
Kundenverwaltung & CRM
Alle Informationen zu einem Kunden auf einer Seite – inklusive Historie über sämtliche Belege.
- Firmen, Ansprechpartner, mehrere Adressen, UID-Nummer, Zahlungsziel
- Eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse je Kunde, die für Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Abo-Belege automatisch verwendet wird
- Notizen, Aktivitäten, Wiedervorlagen und Verkaufschancen mit Forecast
- Serverseitige Auswertung: auch bei großen Datenbeständen zählen die Kennzahlen vollständig
- Volltextsuche über Kunden, Belege und Notizen
Angebote, Aufträge, Lieferscheine
Die durchgehende Belegkette – ohne doppelte Erfassung.
- Positionen mit Artikeln, Textzeilen, Zwischensummen, Rabatten und Staffelpreisen
- Angebot per Klick in Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung übernehmen
- Status, Gültigkeitsdatum und Nachfass-Erinnerung je Angebot
- Teil- und Schlussrechnungen aus einem Auftrag
- Belegvorschau als PDF mit Ihrem Layout und Logo
Rechnungen, Gutschriften & Mahnwesen
Sauber nummeriert, nachvollziehbar und rechtzeitig nachgefasst.
- Lückenlose Nummernkreise je Belegart und Jahr, mit Lückenanalyse und Korrekturvorschau
- Bereits versendete Belege sind gegen Umnummerierung gesperrt
- Zahlungseingänge erfassen, Teilzahlungen, offene Posten je Kunde
- Mehrstufiges Mahnwesen mit eigenen Texten und Mahnspesen
- Gutschriften und Storno mit Bezug auf den Originalbeleg
Zeiterfassung
Stunden dort buchen, wo sie anfallen – ohne Zettelwirtschaft.
- Buchung auf Kunde, Projekt, Auftrag oder Tätigkeit
- Laufende Stoppuhr oder nachträgliche Erfassung, auch am Smartphone
- Abrechenbare und interne Zeiten getrennt auswertbar
- Stundensätze je Mitarbeiter, Kunde oder Tätigkeit
- Erfasste Zeiten sammeln und gebündelt in eine Rechnung übernehmen
Projektverwaltung
Den Überblick behalten, solange sich noch etwas steuern lässt.
- Projekte mit Aufgaben, Verantwortlichen, Terminen und Status
- Budget in Stunden oder Euro, laufender Soll-Ist-Vergleich
- Zugeordnete Belege, Zeiten und Dokumente an einem Ort
- Projektauswertung mit Deckungsbeitrag je Projekt
Abo- und Vertragsverwaltung
Wiederkehrende Erlöse automatisch und korrekt abrechnen.
- Verträge mit Intervall, Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung
- Abrechnungslauf mit Vorschau, Sammelversand und Protokoll
- Preisanpassungen mit Historie, Pausieren und Beenden von Verträgen
- Auswertung der monatlich wiederkehrenden Erlöse
- Robuste Nummernvergabe – auch bei großen Läufen ohne Sprünge in der Zählung
Kundenportal
Weniger Rückfragen, weil Ihre Kunden selbst nachsehen können.
- Eigener, geschützter Zugang für Kunden zu Belegen und Dokumenten
- Ein Zugang kann mehrere Firmen sehen – praktisch für Steuerberater, Hausverwaltungen oder Unternehmensgruppen
- Portalzugänge zentral in den Einstellungen verwalten und jederzeit sperren
- Onboarding-Strecke mit Kommentaren für neue Kunden
Belegversand & Textvorlagen
Professionelle Belege, ohne jedes Mal neu zu formulieren.
- Versand über Ihren eigenen SMTP-Server, Absender bleibt Ihre Domain
- Vortexte, Rechnungsinformationen, Zahlungsinformationen und Schlusstexte als Vorlagen
- Automatische Auswahl der Zahlungsinformation nach Kundenland und Steuerfall – Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung inklusive
- Österreichische oder deutsche Rechtsgrundlagen je nach Firmensitz
- Belege als PDF archiviert und jederzeit erneut versendbar
Auswertungen & Export
Zahlen, auf die Sie sich verlassen können – jederzeit, nicht erst im Quartal.
- Umsatz nach Zeitraum, Kunde, Artikel oder Mitarbeiter
- Offene Posten, Altersstruktur und Zahlungsverhalten
- Abo-Erlöse, Projektmargen und Stundenauswertungen
- Export für Steuerberatung und Buchhaltung, PDF- und Tabellenausgabe
Einordnung
Zwischen Excel-Chaos und ERP-Großprojekt
BizFlow deckt genau den Bereich ab, in dem kleine und mittlere Betriebe täglich Zeit verlieren – ohne die Komplexität und die Kosten einer Konzernlösung.
| Einzellösungen & Excel | BizFlow | Große ERP-Suite | |
|---|---|---|---|
| Einführungsdauer | sofort, aber ohne Struktur | Tage | Monate |
| Durchgehende Belegkette | nein | ja | ja |
| Abo-Abrechnung automatisiert | manuell | ja | teilweise Zusatzmodul |
| Anpassungen an Ihre Abläufe | begrenzt | direkt mit dem Entwickler | kostenpflichtiges Projekt |
| Eigene Datenbank & Datenhoheit | lokal, ungesichert | eigene Instanz in Österreich | Anbieter-Cloud, oft außerhalb der EU |
| Laufende Kosten | gering, aber hoher Zeitaufwand | planbar, nach Umfang | hoch, je Benutzer und Modul |
| Ansprechpartner | — | ein direkter Kontakt | Ticketsystem, Partnernetz |
Technik & Sicherheit
Solide gebaut, nachvollziehbar betrieben
BizFlow ist eine moderne Webanwendung auf Node.js-Basis. Sie läuft in einer abgeschotteten Instanz je Kunde – bei uns im österreichischen Hosting oder auf Ihrem eigenen Server.
Zugriff & Rollen
Verschlüsselte Verbindung, Benutzerrollen bis hin zum Superadmin, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung und geführte Ersteinrichtung ohne Standardpasswörter.
Updates & Sicherung
Regelmäßige Aktualisierungen mit Prüfung vor dem Einspielen, automatische Sicherung von Datenbank und Konfiguration, Wiederherstellung auf Zuruf.
DSGVO
Serverstandort Österreich, Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierte Löschkonzepte und vollständiger Datenexport auf Wunsch.
Mobil getestet
Sämtliche Ansichten und Dialoge sind für Smartphone und Tablet überarbeitet und über mehrere Gerätegrößen hinweg geprüft – kein seitliches Scrollen, große Schaltflächen.
Offene Schnittstellen
Datenimport und -export über Tabellen, Anbindung an bestehende Systeme nach Absprache. Ihre Daten bleiben jederzeit exportierbar.